11. Oktober 2011 | Von

Warum jede Webseite ein CMS braucht

Content Management Systeme (CMS) haben sich Mitte der Neunziger Jahre etabliert, um Web-Inhalte mit weniger Aufwand schneller erstellen und verwalten zu können. Ihre wichtigste Funktionalität liegt darin, dass sie Inhalt (Texte, Bilder, Links, etc.), Struktur (Filesystem) und Layout (ZB Templates für mehrere Seiten oder Navigation) trennen und oftmals auch einen Workflow bzw. unterschiedliche Rechte für verschiedene Benutzer(gruppen) möglich machen.

Die großen Vorteile derartiger Systeme liegen darin, dass sie eine dezentrale Einpflegung von Content möglich machen, auch durch technisch unerfahrene User aus unterschiedlichen Abteilungen, Filialen oder sogar Ländern. Die Autoren bzw. Grafiker im Unternehmen können nun selbst sofort Inhalte in das System einpflegen, ohne diese immer an den Webmaster schicken zu müssen und zu warten, bis dieser sie einpflegt.

Zudem beschleunigen sie den Publikationsprozess auch durch einfache Eingabe von Inhalten. Die Eingabemasken stellen Inhalte meistens bereits so dar, wie sie dann im Web zu sehen sind (WYSIWYG). Durch einfache Editoren ähnlich wie bei Word können Nutzer Inhalte rasch eingeben und aufbereiten, ohne Experten im Web-Publishing zu sein. Eine Trennung von Inhalt und Layout erleichtert zudem die nachträgliche Um-Organisierung von Inhalten und Navigation, bzw. ein Re-Design der gesamten Website. Während man bei statischen Seiten oft hunderte von Webseiten bearbeiten muss, um einfache Dinge wie Navigation oder Seiten-Design zu ändern, genügt dazu bei einem CMS bereits das Verändern des zuständigen Templates. Informationen, die an Inhalten “kleben” wie Workflows, Metadaten (Geltungsdaten des Inhalts, Autor, Erstellungsdatum, Beschlagwortung, etc.), werden so einfach mitgenommen, selbst wenn sich Dinge wie Design, Farbe, Schriftart, etc. ändern. Zudem werden die Produktionsprozesse durch Workflows und unterschiedliche Benutzerrechte unterstützt. Durch Freischalt-Prozesse wird ZB möglich, dass ein externer Autor direkt im CMS Texte für die Personalabteilung erstellt, und der Personalchef dann wieder im CMS die Inhalte kontrolliert, und frei schaltet oder beanstandet und zurückschickt. Nach jedem Prozess-Schritt wird dann ZB ein vereinbartes Signal ausgelöst, ZB eine E-Mail (“Bitte Inhalte prüfen”), oder eine SMS (“Inhalte wurden beanstandet, bitte prüfen”). Durch Versionierung von Inhalten und Check-in / Check-out Routinen (ein Dokument bleibt einem User zugeordnet, bis dieser es wieder freigibt) wird das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument und die Wiederherstellung früherer Bearbeitungsschritte möglich. Der Workflow garantiert auch ein gutes Qualitäts-Management: Nur Inhalte, die von vier Augen überprüft wurden, dürfen ins Web gehen. Durch alle diese Punkte wird die “Time-to-Web” enorm verkürzt – damit meint man die Zeit von der Erstellung eines Inhalts bis zu seiner einwandfreien (geprüften) Veröffentlichung im Web. Das ist wesentlich, um Produkte und Dienstleistungen schneller ankündigen oder interaktive Services schneller anbieten zu können als der Mitbewerb. Zudem steigt die Qualität von Inhalt und Form der eigenen Website, was ein positiveres Image nach außen vermittelt.

CMS bieten noch weitere Vorteile, vor allem bei der Pflege von Inhalten. So kann ZB mit den meisten eine automatisierbare Sitemap erstellt werden, welche Inhalte aus der gesamten Website zusammenfasst. Auch automatische Link-Prüfungen werden fast immer unterstützt. Durch diese Automatismen minimieren sich lästige Routinearbeiten weitgehend.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass bestehende Inhalte zur Ausgabe in anderer Form leicht zur Verfügung gestellt werden können. Heute gibt es nicht mehr ausschließlich den Computermonitor als Ausgabegerät für Internetseiten- und Services, sondern auch immer öfter kleine mobile Devices (PDA, Smartphone, UMTS, etc.), oder sogar schon TV-Geräte, die ebenfalls zum Surfen und Mailen genutzt werden. Obwohl diese Geräte häufig schon intelligente Browser integriert haben, die “normale” Websites an die geringere Auflösung kleinerer Displays anpassen, macht es Sinn, die eigenen Inhalte speziell auf diese Geräte anzupassen, damit User die Seiten und Services optimal benutzen können. Viele CMS bieten hier bereits Möglichkeiten, Inhalte auf unterschiedliche Devices angepasst auszugeben.

Aber nicht nur für andere Ausgabemedien, sondern auch für neue interne Applikationen lässt sich der separat verwaltete Content leicht weiter-nutzen. Dies gilt ZB für die Einbindung einer neuen Volltextsuche, einer automatischen Beschlagwortung, oder einem RSS-Export. Wenn die Inhalte zentral in einer Datenbank abgelegt sind, und weitgehend standardisierte Schnittstellen verwendet werden, ist es einfach, zusätzliche Services einzubauen.

Erfahrungsgemäß steigen die Kosten für die gesamte Websitebetreuung ohne ein CMS bei wachsender Anzahl der Seiten und Inhalte überproportional an. Der Aufwand für Kauf und Implementierung eines CMS lohnt sich daher oft schon bei sehr kleinen Projekten. Für den Website-Manager stellt sich daher kaum mehr die Frage, ob er ein CMS für sein Web-Projekt verwenden soll, sondern lediglich: welches passt am besten?

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